Seguridad en FileMaker Pro: Cómo hacer una correcta gestión de los privilegios

10/05/2021
Transformación Digital

El sistema operativo de FileMaker Pro incluye funciones de seguridad de archivos, es importante dar prioridad a los privilegios de acceso de esta plataforma. De este modo, controlaremos el acceso y velaremos por la seguridad de nuestros archivos. Sin embargo, ¿cómo podemos hacer una correcta gestión de los privilegios?

Te regalo una tarjeta de crédito sin pin. ¿La quieres?

Es muy útil y rápida. Puedes comprar lo que quieras en segundos, y no tienes que preocuparte si olvidas el pin.

Suena bien, pero piensa que cualquiera podría utilizarla en tu lugar. En segundos podrían vaciar tu cuenta del banco.

Uno de los activos más valiosos de una empresa son sus datos. Legalmente, algunos de ellos pueden estar protegidos por la Ley de Protección de Datos. La seguridad de las aplicaciones ayuda a cumplir esta ley y es tan importante como el trabajo que se realiza en una empresa.

Recomendaciones de seguridad:

Crear una cuenta con contraseña para cada usuario.
Forzar que el usuario cambie la contraseña la primera vez que acceda a la aplicación y periódicamente a lo largo del año.
No marcar la opción de “recordar contraseña en este dispositivo”.
Seleccionar que por defecto aparezca la cuenta del usuario asignado a un determinado puesto de trabajo, al abrir la base de datos.
Definir las acciones que necesita realizar cada perfil de usuario.
Definir las acciones que no debe realizar cada perfil de usuario.

Seguridad en FileMaker

Es especialmente importante proteger los archivos de FileMaker Pro Advanced compartidos con otros clientes.

Controla el acceso a la organización de las tablas, los campos de cada tabla y las relaciones entre campos y tablas de un archivo.

¿Cómo definir lo que puede hacer una cuenta en FileMaker Pro?

La manera de gestionar la seguridad con FileMaker es utilizando los Conjuntos de Privilegios.

Por defecto, FileMaker tiene los siguientes conjuntos de privilegios:

[Acceso total]
[Solo entrada de datos]
[Sólo lectura]

Estos conjuntos de privilegios controlan el nivel de acceso a los archivos y cómo se relacionan los usuarios con fuentes de datos externas.

Si los conjuntos de privilegios por defecto no se ajustan a las acciones que necesita realizar cada perfil de usuario, se pueden crear Conjuntos de Privilegios personalizados. En ellos se diseña a qué presentaciones, guiones y listas de valores se permite el acceso de cada perfil de usuario.

Conjuntos de Privilegios personalizados

Para crear un conjunto de privilegios personalizado, debemos dirigirnos a ARCHIVO/GESTIONAR/SEGURIDAD… y seleccionar NUEVO en “Configuración avanzada…” Se abre una pantalla para diseñar los permisos deseados.

Esta pantalla se divide en tres secciones claramente diferenciadas: “Acceso y diseño de datos”, “privilegios ampliados” y “otros privilegios”. A continuación, os explicamos para qué sirven cada uno de ellos.

Acceso y diseño de datos

Sirve para seleccionar quién y cuándo puede ver los diferentes elementos. Se puede condicionar el acceso a una lógica concreta.

Registros: permiten controlar el acceso a los datos de la aplicación. Aparece un listado con las tablas y se permite seleccionar el tipo de permisos (SÍ/NO/Limitada -por lógica-) a cada una de ellas:
- Vista
- Edición
- Creación (no aparece la opción de Limitada por lógica)
- Eliminación
- Acceso a campos.

Cuando un usuario no tiene permiso de acceso, le aparece un mensaje indicando que “Sus privilegios de acceso no le permiten realizar esta acción”.

Presentaciones: controla el acceso y el uso de las presentaciones. Se puede configurar cómo se quieren utilizar los datos visibles en la presentación. Aparece un listado con todas las presentaciones, su ubicación, y permite elegir los privilegios (modificable / solo vista / sin acceso) asociados a:
- la presentación.
- los registros a través de esa presentación.

Listas de valores: Controla el uso y la creación de las listas de valores, con privilegios específicos para cada una de ellas (modificable / solo vista / sin acceso).