¿Cómo saber si mi empresa necesita automatización?

Si tenemos que responder a esta pregunta rápidamente, en aiFile siempre diremos que toda empresa necesita automatización. Y es que, el hacerlo traerá beneficios como la aceleración de los procesos, disminuirán los errores y se ganará calidad.  

Sin embargo, existen algunos síntomas de alerta que muestran con claridad que tu empresa necesita automatizar sus procesos:

1. Ruidos de comunicación: si el sector de compras de tu empresa envió la solicitud de aprobación del presupuesto y no recibió respuesta, es una señal de que alguna etapa del proceso se perdió en el camino. Con la automatización de procesos eso no sucede.
2. Acciones fuera de la estrategia general: el objetivo principal de una empresa es hacer que la organización opere en línea con los objetivos estratégicos. Por tanto, si se ejecutan acciones fuera de la estrategia general, es que la empresa no está actuando bajo un proceso estándar. La falta de estandarización en los procesos abre la puerta a fallas, desperdicios y reelaboraciones, por lo que es importante definir reglas a seguir y automatizar.
3. Dificultad para encontrar problemas: si notas que la productividad de tu empresa está disminuyendo, y no sabes el por qué, la automatización de procesos te ayudará a identificar exactamente en qué paso del flujo de trabajo hubo un error.
4. Toma de decisiones: si la gerencia interna toma decisiones sin fundamento, ten la seguridad de que estás perdiendo una ventaja competitiva. Al automatizar los procesos, tendrás la oportunidad de extraer datos y gráficos que te permitan hacer un análisis más profundo, dando como resultado la toma de decisiones más acertadas y con fundamento.

 Ventajas de la automatización

• Reducción de costos: uno de los principales beneficios de la automatización, debido a que es posible identificar gastos innecesarios en cada actividad y eliminarlos.
• Estandarización de operaciones: estandarizando los procesos, la empresa puede garantizar una mayor calidad en las entregas, siguiendo todas las reglas del negocio. Las reglas también se pueden automatizar, haciendo que los procesos se lleven a cabo de acuerdo con las pautas de los responsables.
• Control de desempeño: establecer indicadores de desempeño y configurarlos automáticamente para facilitar el cumplimiento de las actividades es de gran ayuda para los trabajadores y gerentes de área.
• Agilidad: la automatización de procesos acelera todos los procesos, acorta los ciclos de producción, elimina la repetición innecesaria y el tiempo entre actividades.
• Prioridades: los supervisores de área pueden determinar qué actividades son más importantes para realizar primero, haciéndolas visibles para los trabajadores e incluso bloqueando las actividades de baja prioridad. Lo que evitará, pérdidas de tiempo y esfuerzo.
• Trazabilidad: con la automatización, es más fácil monitorear. Cada vez que se ejecuta el proceso, todos los datos estarán disponibles y documentados, como quién realizó el proceso, qué hizo, cuándo, con qué recursos, etc.

La automatización de los procesos se puede integrar con diferentes plataformas y sistemas internos, ya sea el departamento comercial, el de compras, marketing, recursos humanos y otros. Además, las bases de datos de la empresa, también se pueden integrar en un sistema de información común si así lo desean.

En definitiva, contar con procesos automatizados es de gran importancia para la mejora continua de una empresa, puesto a que, facilita la búsqueda de fallas, la corrección y la medición de resultados. Entiéndase que, una compañía con procesos automatizados es capaz de brindar a los clientes un valor agregado.

Si estás interesado en la automatización de los procesos en tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. En aiFile nos encantaría guiarte antes, durante y después de este proceso.