La automatización de procesos, ¿cómo ayuda a tu empresa?

La automatización de procesos en una compañía supone dar un salto cualitativo y cuantitativo, y hasta diríamos que una actividad obligada en el momento que tu objetivo empresarial sea crecer. Hoy en día la automatización es posible gracias a la tecnología que te permite optimizar las tareas que de forma habitual suelen ser repetitivas, manuales y a veces complejas. En definitiva, digitalizar tu negocio. 

El término ”digitalizar” implica mucho más que tener información en una pantalla o una aplicación trabajando por y para ti. Es beneficiarte de sistemas informáticos y hasta de robótica para dedicarte manualmente a lo imprescindible y derivar ciertas tareas a un software. 

Puede que pienses que esta es una forma de sustituir a los empleados por la inteligencia artificial, pero no es el caso, sino que se trata de que los primeros empleen su tiempo de la manera más eficiente posible y sobre todo que estén motivados con tareas interesantes que les hacen sentirse útiles. 

En este sentido, asimismo recordamos que el proceso de automatización lo diseñamos,  implementamos y manejamos las personas, así que seguimos siendo imprescindibles en las empresas. Lo que hace la aplicación informática es ocuparse de los puntos del flujo de trabajo que nos hace perder más tiempo y, por tanto, más dinero. 

Antes de entrar en más detalles, definimos el concepto. 

¿Qué es la automatización de procesos? 

Una de las maneras más directas y sencillas de explicar qué es la automatización de procesos es esta: se trata de la derivación a un software de ciertas actividades empresariales tradicionalmente humanas. Por ejemplo: crear una base de datos, hacer presupuestos, facturas, nóminas, gestión de proveedores, etc. 

El fin es permitir que las máquinas y la informática hagan el trabajo mecánico y que las personas se dediquen a tareas más complejas como son la de control, relación con el cliente, búsqueda de oportunidades, interpretación de datos y resultados, creación de estrategia comercial, etc. 

En definitiva, mejorar los tiempos en el negocio donde sea posible insertar un programa. Para ello debes implementar herramientas que automatizan los procesos y por ende hacer una inversión, la cual verás recompensada en cuanto se reduzcan las horas de tareas manuales.

Automatización de procesos: ejemplos y casos

En la automatización de procesos hay tantos ejemplos como departamentos y acciones existen en las empresas, sean grandes o pequeñas. No podemos exponer un prototipo, sino que los diferentes softwares tienen determinadas funciones conforme a los objetivos que quieras cumplir.

Por este motivo, hay sistemas automatizados especiales para mejorar los procedimientos en recursos humanos, ventas, servicio al cliente o marketing. O incluso uno completo que combina varias funcionalidades y recopila datos de todas las fuentes para unirlos en un mismo informe. Veamos los más demandados: 

Gestión de proyectos

Es el caso de procesos complejos que impliquen varias acciones y variables donde el control manual es muy complicado y arduo. 

Atención al cliente y comunicación digital 

Desde una llamada telefónica hasta un email o un mensaje en tus redes sociales. Todo queda registrado y respondido automáticamente si lo deseas. 

Ventas y facturación 

Registrar de forma automática cada venta, o incluso las devoluciones con su consiguiente ingreso o reembolso, es un avance que te permite ahorrar tiempo. En una pantalla tienes los gráficos con los resultados para ver la evolución por días, meses y años. 

Documentación y administración 

Registrar la información más importante de la empresa y saber dónde está o dónde se ha enviado en cada momento ha dejado de ser una actividad de papel, carpetas y estanterías. No solo tienes los documentos digitalizados, sino que puedes autorizar operaciones y firmas.

Contratos, nóminas y vacaciones

Este ejercicio es siempre similar, salvo alguna variable puntual. De forma que es viable la gestión de personal en un programa que controle cada cambio, sin necesidad de hacer gestiones manuales en excel. 

Procesos industriales 

Es el caso de la fabricación de producto mediante maquinaria la cual está vinculada a un programa informático que facilita todo el proceso: creación, empaquetado, etiquetado, envío, etc. 

¿Cómo sé qué herramienta necesito?

Si te decantas por instalar un CRM es porque sabes de antemano que te ayudará a mejorar la gestión con los prospectos y los clientes. Es decir, tiene una función muy concreta. Aunque debes contrastar las opciones porque hay muchos CRM en el mercado y, si no es el adecuado para tu situación, puede hacerte perder tiempo y dinero. 

Por otro lado, si lo que quieres es ejecutar tareas en otros campos como la página web, el control de stock de una tienda, las finanzas o la comunicación entre los diversos departamentos, te interesan otro tipo de soluciones tecnológicas. 

Con esto te queremos demostrar que podemos hablar de marcas y tipos de herramientas, pero lo mejor es saber qué pueden hacer por ti y de qué manera. Porque, además, dentro de los ejemplos de automatización de procesos hay implementaciones muy potentes y costosas que probablemente sean superiores a las necesidades de determinados negocios. 

Por eso, siempre decimos en aiFile que lo mejor es tener una solución personalizada. Ni más ni menos. Tanto es así que nosotros trabajamos por bloques.

Primero debemos conocer a fondo tu empresa, sus flujos de trabajo, dónde se van su mayor energía y sus objetivos. Este último punto es muy importante porque nos ayuda a trazar la manera de llegar a la meta y sortear los obstáculos con la ayuda de la tecnología.  

Escuchar y analizar nos dirá qué es y qué no es optimizable o qué merece la pena optimizar primero. Y esto depende del tipo de negocio y del momento en que se encuentre este.

Detectar qué necesitas es saber dónde está el problema para poner solución. Por eso ver ejemplos de automatizaciones generalistas puede que no te resulte muy útil. Lo mejor es implementar tu propio flujo de trabajo automatizado y personalizado. 

Beneficios para tu empresa

Las ventajas de automatizar los procesos son numerosas y siempre hay que medirlas en función de la inversión económica que has de hacer y el proceso de aprendizaje. 

Asimismo, los beneficios del sistema automatizado dependerá del software instalado. Aunque en líneas generales destacamos seis:  

1. Reducir costes 

Hablamos de gastos en determinados puntos del negocio, no en líneas generales. Sobre todo en los denominados “cuellos de botella” donde se dan las tareas redundantes y las de menor valor. 

2. Aumentar la competitividad en el mercado 

Al mejorar tu capacidad de producción y la rapidez en la ejecución de tareas, puedes desmarcarte de forma positiva de la competencia. 

3. Mayor organización y control 

Porque dispones de toda la información centralizada en un mismo programa al alcance de los miembros de varios departamentos. Es más, ya no necesitas enviar documentos por email. 

4. Programar las tareas sin supervisión humana constante 

Es el caso de los ecommerce con las pasarelas de pago y el email marketing. 

5. Evitar errores porque no se introducen los datos manuales 

Por ejemplo al completar las bases de datos con datos alfanuméricos. 

6. Mejorar la toma de decisiones 

Esto es posible porque visualizas los indicadores de desempeño (KPI) actualizados en tiempo real.

Una cosa es cierta: hasta que no implementes el cambio de manera real, no podrás medir la calidad y la cantidad que te aporta la automatización a tu producto o servicio y a los trabajadores. Incluso vamos más allá, a la imagen de marca que ofreces. 

¿Y si cambia mi negocio? 

Si tu número de empleados o el volumen de facturación aumenta precisas de más tareas, es decir, la automatización de procesos se vuelve más compleja y, por tanto, el sistema que tengas implementado debe ajustarse al momento preciso y la necesidad de tu empresa. Por eso te indicamos unas líneas más arriba que lo ideal es tener una solución personalizada. 

Siempre es posible ir de menos a más y aumentar las funcionalidades. Solo tienes que detectar dónde quieres llegar y, de nuevo, dónde se van los tiempos más valiosos y a la vez automáticos. Lo que no tiene sentido es disponer de algo muy potente y no darle el uso para el que está preparado y tener un coste mayor. 

Por último, si tu modelo de negocio varía, no solo en cantidad sino por ejemplo en la diversificación de adquisición de clientes, una buena herramienta versátil también evoluciona y se acopla a ese cambio. 

En cualquier caso, si después de toda la información que te hemos dado te queda alguna duda, puedes consultarnos para que resolvamos las cuestiones relacionadas con tu situación actual.